پاورپوینت مدیریت اسناد و بایگانی

مدیریت امور دفتری

مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری

دریافت، ثبت، ارجاع، پیگیری و صدور می شود و هر کدام از مداحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزیی تری برخوردار می باشد.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری

کارکنان با تجربه و آموزش دیده.

تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری

تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری

تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه

تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنمایی های لازمه

تعیین دفاتر و فرمهای کنترل کننده مشخص و معین

تعاریف و اصطلاحات بایگانی

تعریف بایگانی

بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاه داری و حفاظت اسناد و مدارک، بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت.

بایگانی به معنای محل نگاه داری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی است.

تعریف طبقه بندی از نظر بایگانی

تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد.

اداره امور بایگانی هر سازمان با استفاده از سه شیوه صورت می گیرد.

نظام متمرکز بایگانی

نظام غیر متمرکز

نظام پرکنده

منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی

طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافیایی

طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه

طبقه بندی بر اساس تاریخ